De werk/privé-balans wordt steeds belangrijker. Ook wordt het steeds drukker op de wegen. Niet verplicht van 9 – 5 uur op kantoor zijn, geeft mensen meer mogelijkheden en vrijheid om hun werkdag zo productief mogelijk in te vullen. Bijvoorbeeld door na de files weg te rijden. De kinderen naar school brengen en daarna naar kantoor gaan. Of thuis werken. Technologie helpt dit mogelijk te maken en zorgt er voor dat medewerkers inzicht hebben in elkaars agenda en bereikbaarheid.

We kennen allemaal de ergernis van het niet opnemen van telefoons of het beantwoorden van e-mail als mensen onderweg zijn, of wanneer ze niet op het werk komen door privéomstandigheden. Er is een toenemende vraag van werknemers om thuis te mogen werken. Maar zijn uw werknemers technisch wel in staat om overal te kunnen werken? En als ze dit kunnen, hebt u dan nog wel de controle over waar ze zijn en wat ze doen? Hebt u altijd inzicht in de agenda’s? Bellen en/of mailen zijn niet altijd de beste opties om te communiceren. Maar wat is dat dan wel? Om op dergelijke vragen het juiste antwoord te kunnen geven, dient u hier actie op te ondernemen.

Als werknemers plaatsonafhankelijk werken, is een aantal zaken belangrijk:

• Inzicht in elkaars bereikbaarheid, zodat iedereen elkaar altijd en overal weet te bereiken
• Altijd toegang tot relevante informatie zoals agenda’s, e-mail, contactpersonen en documenten
• Goede werkafspraken, zodat iedereen weet wat ze van elkaar kunnen verwachten

Kunnen communiceren als u niet fysiek bij elkaar zit is van groot belang. Er is meer mogelijk dan heen-en-weer e-mailen. Microsoft’s Office Communicator kunt u vergelijken met Windows Live Messenger, maar dan geoptimaliseerd voor uw bedrijf. Hebt u een snelle vraag? Dan stelt u die via het chatvenster. Met Office Communicator ziet u waar uw collega’s zich bevinden en wat hun beschikbaarheid is. Office Communicator is gekoppeld aan uw agenda. De agenda en e-mail zijn altijd en overal toegankelijk dankzij Microsoft Exchange. Via uw pc met Office Outlook, en via uw browser met Web Access of via Windows Mobile. Dit houdt in dat u bijvoorbeeld ook in een internetcafé of op de computer bij uw klant, of via een eigen laptop toegang heeft. De plaats is hierbij dus niet meer belangrijk.

Maar hoe zorgt u dat documenten altijd en overal beschikbaar zijn? Daarvoor kunt u gebruik maken van Office SharePoint. Met Office SharePoint slaat u uw documenten centraal op en maakt het niet meer uit welke computer wordt gebruikt, zolang u maar internetverbinding hebt. Bovendien kunt u projectgroepen aanmaken, waarbij u met teamleden kunt samenwerken aan dezelfde documenten. U voorkomt hiermee dat u langs elkaar heen werkt en dubbele versies van hetzelfde document creëert. Dit vergroot de efficiëntie en effectiviteit.

Deze oplossingen maken het mogelijk om vanaf elke locatie te werken, waardoor niet alleen de tevredenheid en productiviteit van uw medewerkers toenemen, maar ook de snelheid van communiceren. Waar vroeger langs elkaar heen werd gebeld of gemaild, wordt het werkproces nu slimmer aangepakt door eerst te kijken of iemand beschikbaar is, om dan de juiste communicatiewijze vast te stellen.

Wat hebt u hiervoor nodig?

Uiteraard kunt u iedereen fysiek bij elkaar in een kamer zetten als dat op enig moment meer voordeel biedt. Maar met software waarmee u documenten kunt delen en uw e-mail kunt lezen met verschillende apparaten maakt u het mensen mogelijk overal te werken. Met software waarmee u op een betrouwbare en veilige manier inzicht hebt in elkaars agenda, status en beschikbaarheid, zorgt u dat iedereen elkaar overal en te allen tijde kan bereiken. De mogelijkheid bieden om overal te kunnen werken – zonder mensen helemaal los te laten – heeft een aanzienlijk positieve impact op de productiviteit van uw onderneming.

Wat hebt u naast de software nog nodig?

U zult zelf moeten zorgen voor:

• Algemene kennis van Microsoft Office Outlook 
• Basiskennis van Microsoft Office SharePoint
• Basiskennis van het gebruik van Microsoft Office Communicator

Ook moet u zorgen voor goede werkafspraken, zodat iedereen in uw onderneming weet hoe zij dienen om te gaan met het concept: Altijd en Overal Kunnen Werken. Enkele voorbeelden:

• Documenten worden centraal beheerd
• Iedereen stelt zijn agenda open voor de andere werknemers in het bedrijf
• Bij een rode status (persoon in meeting) mag er niet worden gestoord via Office Communicator
• Aangeven in Office Communicator waar men zich bevindt

Oplossingen

• Microsoft Office en Windows – De interface  voor de gebruiker
• Microsoft Live Meeting – Interne chat-functionaliteit met de indicatie of mensen beschikbaar zijn
• Microsoft Office SharePoint – Snel documenten centraal opslaan en kunnen delen, van overal benaderbaar
• Microsoft Exchange – Inzicht in elkaars agenda en altijd en overal uw e-mail kunnen benaderen zonder extra kosten